Start & Run : อันดับแรก ก็ต้องมาสร้างฐานข้อมูลแบบง่ายๆขึ้นก่อนครับ แต่ที่สังเกตุมาตลอดก็คือ พอพูดถึงฐานข้อมูลนี่ หลายคนเริ่มส่ายหัวเลย บางคนนี่ ทั้งๆที่ตัวเองเรียนคอมพิวเตอร์ธุรกิจ หรือ วิทยาการคอมพ์ฯ มา ก็จะอะไรเสียล่ะ รายไหนก็รายนั้น ชอบมาถามผมเหลือเกินว่าจะทำ Normalization มันยังไง หรือคงเป็นเพราะหลักสูตรเรื่อง DataBase ที่นำมาสอนกันในปัจจุบันนี้ ทำให้ผู้เรียนไปงง สับสน และ พะวง อย่างมากในเรื่องการทำ Normalization และก็เลย ทำให้กลัวเรื่องระบบฐานข้อมูลขึ้นสมองมาก ... เฮ้อ !!!
เริ่มจากฐานข้อมูลรายชื่อลูกค้าแบบง่ายๆ(สร้างจาก MS-Access เชิญดาวน์โหลดจากตัวอย่างได้เลยครับ)
ต่อไปก็เปิด MS-Winword ขึ้นมาเพื่อพิมพ์แบบฟอร์มตามที่ต้องการ ในตัวอย่างนี้ผมจะดึงเพียง 3 ฟิลด์ จากฐานข้อมูลเข้ามาเท่านั้นครับ คือ
คำนำหน้า - Title
ชื่อ - Firstname
นามสกุล - Lastname
จากนั้นก็ต้องเลือกเมนู Tools --> Letters and Mailings --> Mail Merge
ต่อไปก็เปิด MS-Winword ขึ้นมาเพื่อพิมพ์แบบฟอร์มตามที่ต้องการ ในตัวอย่างนี้ผมจะดึงเพียง 3 ฟิลด์ จากฐานข้อมูลเข้ามาเท่านั้นครับ คือ
คำนำหน้า - Title
ชื่อ - Firstname
นามสกุล - Lastname
จากนั้นก็ต้องเลือกเมนู Tools --> Letters and Mailings --> Mail Merge
ต่อไปก็เลือก ฐานข้อมูล (Data Source) ที่เตรียมเอาไว้แล้วเข้ามา
หากท่านไม่พบกล่องเครื่องมือในการทำ Mail Merge กรุณาเลือกที่ Show Mail Merge Toolbar จากภาพด้านบนน่ะครับผมในตัวอย่างนี้ผมใช้ MS-Access ชื่อไฟล์ Customer.MDB
กำหนดให้ Cursor ไปตำแหน่งในเอกสารที่เราต้องการ (ในที่นี้คือ เรียน ...) เพื่อเลือกรายการ Insert Merge Fields เข้ามาดังภาพ
เลือก Fields ข้อมูลที่เราต้องการ นั่นคือ Title, Firstname และ Lastname เข้ามาโดยการกดปุ่ม Insert (แล้วค่อยไปจัดระเบียบทีหลัง)
จัดระยะหาตำแหน่งของฟิลด์ที่จะพิมพ์เมื่อจัดรูปแบบเรียบร้อยแล้ว ก็พร้อมที่จะสั่งให้ Mail Merge ทำงานได้ โดยการกดปุ่ม ABC หรือ View Merged Data น้านแหละ
สุดท้ายก็เลื่อนตำแหน่งไปมา แล้วก็ส่งออกพิมพ์ สุดแท้แต่ท่านต้องการ
